Es ist Ende Oktober, die Heizung springt zum ersten Mal richtig an, und im Postkasten liegt ein Kuvert von der Hausverwaltung. Man weiß schon beim Aufreißen, dass es nichts Erfreuliches ist.
Betriebskostenabrechnung. Zwei Seiten, viele Zahlen, ganz unten eine Nachzahlung. Und dann diese Sekunde, in der man überlegt: einfach zahlen oder wirklich hinschauen?
Was überhaupt Betriebskosten sein dürfen
Das ist der Kern der Sache, und die meisten wissen es nicht. Nicht alles, was das Haus kostet, darf auf die Mieter umgelegt werden.
Grundsätzlich gehören zu den Betriebskosten Dinge wie Wasser und Abwasser, Kanal, Müllabfuhr, Rauchfangkehrer, Schädlingsbekämpfung, Hausreinigung, Beleuchtung der Allgemeinflächen, die Haus- und Haftpflichtversicherung sowie die Grundsteuer. Auch die Verwaltungskosten fallen darunter.
Was in der Regel nicht auf Sie umgelegt werden darf, sind größere Erhaltungs- und Reparaturarbeiten am Gebäude. Ein neues Dach, eine sanierte Fassade, der Austausch der Steigleitungen: Das ist Sache des Eigentümers und wird üblicherweise über andere Töpfe abgerechnet. Wenn so etwas plötzlich als Betriebskostenposition auftaucht, ist das ein Grund nachzufragen.
Achtung: Ob und wie streng diese Regeln gelten, hängt davon ab, ob Ihr Mietverhältnis in den Vollanwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes fällt. Bei Neubauten und bestimmten Objekten gelten teils andere Spielregeln.
Die sechs Zeilen, die es wert sind
- Wasser. Ein plötzlicher Sprung um vierzig Prozent im ganzen Haus ist verdächtig. Oft steckt ein rinnender Spülkasten dahinter, manchmal ein defekter Zähler.
- Hausbetreuung und Reinigung. Fragen Sie sich, wie oft tatsächlich geputzt wird. Wenn im Stiegenhaus seit dem Frühling dieselbe Spinnwebe hängt, ist das ein Gesprächsanlass.
- Versicherung. Prämien steigen, das ist normal. Ungewöhnlich ist es, wenn zusätzliche Deckungen abgeschlossen wurden, ohne dass das jemand kommuniziert hätte.
- Verwaltungskosten. Hier gibt es Obergrenzen, die sich an der Zahl der Objekte orientieren.
- Der Verteilungsschlüssel. Meist wird nach Nutzfläche verteilt. Rechnen Sie einmal nach, ob Ihre Quadratmeter stimmen.
- Die Vorschreibung selbst. Wurde die monatliche Akontozahlung für das kommende Jahr erhöht? Steht oft klein am Rand.
Ihr Recht auf Belegeinsicht
Das ist das stärkste Werkzeug, das Sie haben, und fast niemand nutzt es. Als Mieterin oder Mieter dürfen Sie in die Originalbelege Einsicht nehmen, aus denen sich die Abrechnung zusammensetzt. Die Hausverwaltung muss Ihnen dafür eine Möglichkeit einräumen.
Sie müssen nicht begründen, warum. Ein sachliches Schreiben genügt: Sie ersuchen um einen Termin zur Belegeinsicht für das abgerechnete Jahr. Schriftlich, mit Datum, am besten per E-Mail, damit Sie es später nachweisen können.
Und ja, manche Verwaltungen reagieren mürrisch. Das ändert nichts an Ihrem Recht.
Fristen, grob gesprochen
Die Abrechnung über die Betriebskosten muss dem Mieter üblicherweise bis zu einem bestimmten Zeitpunkt im Folgejahr gelegt werden. Für Einwendungen gibt es ebenfalls Fristen, die je nach Konstellation unterschiedlich lang sind.
Weil das im Detail schnell kompliziert wird, gilt hier ganz nüchtern: Wenn Ihnen etwas spanisch vorkommt, warten Sie nicht bis zum Frühling. Melden Sie sich zeitnah, schriftlich, und lassen Sie sich den Erhalt bestätigen.
Wo Sie Hilfe bekommen
Die Mietervereinigung, der Mieterschutzverband und die Arbeiterkammer beraten in Mietfragen, meist gegen einen Mitgliedsbeitrag oder kostenlos für Mitglieder. Die Schlichtungsstellen, die es in mehreren größeren Gemeinden gibt, prüfen strittige Abrechnungen, bevor jemand ans Gericht denken muss.
Es lohnt sich, dort anzurufen, bevor Sie einen bösen Brief schreiben. Die Leute dort sehen jedes Jahr Hunderte solcher Abrechnungen und erkennen ein Problem meist in zwei Minuten.
Heizkosten sind meist eine eigene Rechnung
Ein häufiges Missverständnis: Die Heizkosten stecken oft gar nicht in der Betriebskostenabrechnung, sondern werden separat abgerechnet, bei Zentralheizungen über eigene Verteilungsregeln.
Dort gilt eine andere Logik. Ein Teil wird nach dem gemessenen Verbrauch verteilt, ein Teil nach der Fläche, weil ja auch Leitungen durch das Haus laufen und ein Eckzimmer im vierten Stock mehr Wärme verliert als eines im Kern des Gebäudes.
Wenn Ihre Heizkostenabrechnung stark schwankt, ohne dass Sie Ihr Verhalten geändert hätten, schauen Sie auf zwei Dinge: Wurden die Verdunster oder Zähler tatsächlich abgelesen oder nur geschätzt? Und stimmen die Ablesewerte mit dem überein, was auf Ihren Heizkörpern steht?
Der Fehler, den fast alle machen
Die Abrechnung landet im Ordner, und ein Jahr später kommt die nächste, und niemand vergleicht sie miteinander.
Dabei ist der Vergleich die eigentliche Kontrolle. Legen Sie zwei Abrechnungen nebeneinander und schauen Sie Position für Position, was sich verändert hat. Zehn Prozent bei den Energiepreisen: verständlich. Achtzig Prozent bei der Hausreinigung: erklärungsbedürftig.
Man braucht dafür kein Excel und keine Buchhaltungskenntnisse. Nur zwei Blätter Papier und einen Bleistift.
Der unromantische Teil
Oft stimmt die Abrechnung. Die Energiepreise sind gestiegen, das Haus ist alt, die Fenster sind undicht, und die Nachzahlung ist einfach die Nachzahlung.
Aber der Unterschied zwischen „ich zahle, weil es stimmt“ und „ich zahle, weil ich mich nicht ausgekannt habe“ ist größer, als er wirkt. Das eine ist eine Ausgabe. Das andere ist ein leises Gefühl von Ausgeliefertsein, das über die Jahre nicht besser wird.
Setzen Sie sich einmal hin, mit einem Kaffee und der Abrechnung vom Vorjahr daneben. Danach wissen Sie zumindest, worüber Sie reden.
